Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche Daten Counzel AI erhebt, auf welchem Weg wir sie erheben, wozu wir sie verwenden, wie lange wir sie aufbewahren und wie Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Löschung Ihrer Daten verlangen können.
1. Wer wir sind
Counzel AI ist ein Buchhaltungs- und Finanzassistent für belgische Treuhandbüros und die von ihnen betreuten Gesellschaften. Er verbindet sich mit Ihrem Buchhaltungssystem, erstellt und kontiert Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, führt Ihren Jahresabschluss durch, bereitet Ihre belgischen Erklärungen vor und beantwortet Ihre buchhalterischen und steuerlichen Fragen mit Quellenangaben.
Counzel AI wird von der Turing of Trust SRL betrieben, dem Verantwortlichen für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten. Sie erreichen uns jederzeit über die Kontaktangaben im letzten Abschnitt.
Wenn Sie als Treuhandbüro Counzel für die Bücher Ihrer Mandanten nutzen, bleiben Sie der Verantwortliche für deren Daten und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Ihren dokumentierten Weisungen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage bereit.
2. Welche Daten wir erheben und aufbewahren
Wir erheben nur, was der Dienst zum Funktionieren benötigt. Die folgenden Kategorien sind für das derzeitige Produkt abschließend.
| Kategorie | Inhalt |
|---|---|
| Konto- und Identitätsdaten | Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anmeldedaten oder Ihre Single-Sign-on-Identität, Ihr Profilbild, sofern gesetzt, Sitzungskennungen, die Sprache der Oberfläche und Ihre Rolle im Arbeitsbereich. |
| Angaben zu Büro und Gesellschaften | Der Name Ihres Büros, dessen Unternehmens- oder Mehrwertsteuernummer, die Anschrift, die Einstellungen zum Geschäftsjahr sowie die Identität jeder Gesellschaft, die Sie in Counzel verwalten — einschließlich Informationen aus öffentlichen Registern (siehe Abschnitt 3). |
| Buchhaltungs- und Finanzdaten | Die aus dem verbundenen Buchhaltungssystem gelesenen Daten: Hauptbuchbuchungen und Journale, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit ihren Positionsdetails, Mehrwertsteuerbeträge, Bankbewegungen, Anlagen- und Abschreibungsspiegel sowie Kunden-, Lieferanten- und Partnerstammsätze. Diese Stammsätze können Namen, Anschrift, Unternehmens- oder Mehrwertsteuernummer, E-Mail-Adresse und Telefonnummer natürlicher Personen enthalten. |
| Dokumente und extrahierter Text | Rechnungen, Belege und Anhänge, die der Dienst verarbeitet, zusammen mit dem daraus gewonnenen Text und den strukturierten Feldern. |
| Gespräche mit dem Assistenten | Die Fragen, die Sie Counzelor stellen, die Antworten mit ihren Quellen, die verwendete Prüftiefe und die Gesellschaft, die das Gespräch betraf. |
| Prüf- und Korrekturverlauf | In welcher Prüfspur ein Entwurf liegt und warum, die Korrekturen, die Sie an einer vorgeschlagenen Kontierung vornehmen, und die daraus je Mandant erlernten Kontierungsmuster. |
| Verbindungsdaten | Der API-Schlüssel oder das Autorisierungstoken Ihres Buchhaltungssystems und, falls Sie ihn selbst beisteuern, Ihr Schlüssel für einen KI-Anbieter. Sie werden als Geheimnisse verwahrt, nicht als gewöhnliche Anwendungsdaten. |
| Nutzungs- und technische Daten | Welche Funktion wann und für welche Gesellschaft genutzt wurde, welches Modell lief und wie viele Token es verbrauchte, dazu Server- und Anwendungsprotokolle mit IP-Adresse, Browsertyp und Fehlerdiagnosen. |
| Interessenten- und Kontaktdaten | Wenn Sie unsere Kontakt- oder Testanfrageformulare nutzen: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Name Ihres Büros, dessen Unternehmens- oder Mehrwertsteuernummer, Ihre Sprache, Ihre Nachricht sowie Vorliegen und Zeitpunkt Ihrer Einwilligung. |
Wir erheben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheits-, biometrische oder politische Daten) und bitten Sie, uns solche nicht zu übermitteln. Wir erheben wissentlich keine Daten über Kinder; Counzel ist ein Dienst für Unternehmen.
3. Auf welchem Weg wir sie erheben
- Unmittelbar von Ihnen, wenn Sie ein Konto anlegen, die Ersteinrichtung durchlaufen, eine Gesellschaft konfigurieren, ein Dokument einreichen oder uns schreiben.
- Aus dem von Ihnen verbundenen Buchhaltungssystem über dessen offizielle Schnittstelle, und erst nachdem Sie die Verbindung ausdrücklich freigegeben haben. Wir lesen die für den Dienst erforderlichen Daten und schreiben nur zurück, was Sie freigeben.
- Automatisch während Ihrer Nutzung des Dienstes, über Server- und Anwendungsprotokolle sowie die Nutzungsmessung.
- Aus öffentlichen Quellen, wenn Sie eine Gesellschaft anlegen: der Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE) für die rechtliche Identität und die Mandate, der Bilanzzentrale der Belgischen Nationalbank für hinterlegte Jahresabschlüsse und dem Belgischen Staatsblatt für veröffentlichte Urkunden.
- Von unserem Authentifizierungsanbieter, der die Anmeldung für uns abwickelt und uns nach erfolgter Anmeldung mitteilt, wer Sie sind.
Wir kaufen keine personenbezogenen Daten bei Datenhändlern und erstellen kein Profil von Ihnen aus Quellen außerhalb des Dienstes.
4. Wozu wir sie verwenden, und auf welcher Rechtsgrundlage
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Erbringung des Dienstes: Ihr Hauptbuch lesen, Rechnungen erstellen und kontieren, Abschlüsse durchführen, Erklärungen vorbereiten und Ihre Fragen beantworten. | Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen. |
| Verbesserung der Genauigkeit für Sie: Ihre eigenen früheren Buchungen und Korrekturen nutzen, damit Vorschläge dazu passen, wie Ihr Büro tatsächlich bucht. Dies geschieht ausschließlich innerhalb Ihres eigenen Arbeitsbereichs. | Berechtigtes Interesse an einem genauen Dienst und Erfüllung unseres Vertrags. |
| Sicherheit und Verfügbarkeit des Dienstes: Authentifizierung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie Fehleranalyse. | Berechtigtes Interesse an der Sicherheit unseres Dienstes und unsere gesetzliche Pflicht, personenbezogene Daten zu schützen. |
| Messung und Abrechnung: erfassen, welche Funktionen liefen und wie viel Modellkapazität sie verbrauchten. | Erfüllung unseres Vertrags und unsere gesetzliche Buchführungspflicht. |
| Support und Dienstkommunikation: Ihre Anfragen beantworten und Sie über Änderungen informieren, die Sie betreffen. | Erfüllung unseres Vertrags und berechtigtes Interesse an der Betreuung unserer Nutzer. |
| Ihnen Informationen über Counzel senden, nachdem Sie darum gebeten haben, und eine Testanfrage weiterverfolgen. | Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. |
| Unsere eigenen gesetzlichen Pflichten erfüllen sowie Rechtsansprüche geltend machen oder abwehren. | Gesetzliche Pflicht und berechtigtes Interesse. |
Was wir nicht tun
- Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre Daten nicht und geben sie für niemandes Werbung weiter.
- Wir verwenden Ihre Inhalte, Ihre Dokumente oder Ihr Hauptbuch nicht zum Training von Basismodellen. Die eingesetzten KI-Modelle beziehen wir als Unternehmensdienste, deren Bedingungen dem Anbieter ein Training mit Kundeninhalten untersagen.
- Wir führen Ihre Daten nicht mit denen eines anderen Kunden zusammen. Was Counzel aus Ihren Korrekturen lernt, bleibt in Ihrem Arbeitsbereich und wird nie zur Beantwortung der Frage einer anderen Person genutzt.
- Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber. Counzel schlägt vor; ein Mensch gibt frei. Nichts wird ohne menschliche Entscheidung gebucht oder eingereicht.
6. Übermittlungen außerhalb des EWR
Counzel wird in der Europäischen Union in der Microsoft-Region France Central betrieben, und Ihre Buchhaltungsdaten werden dort gespeichert. Zwei Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können auftreten, beide abgedeckt durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters:
- Anmelde- und Sitzungsdaten werden von unserem Authentifizierungsanbieter in den Vereinigten Staaten verarbeitet.
- Ein Teil der Assistentenanfragen wird von Azure-OpenAI-Global-Bereitstellungen beantwortet; der Text dieser Anfrage kann somit außerhalb des EWR verarbeitet werden. Dem Anbieter ist vertraglich untersagt, ihn zu Trainingszwecken aufzubewahren.
Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie der für diese Übermittlungen geltenden Garantien zur Verfügung.
7. Wie lange wir sie aufbewahren und wann wir sie löschen
Wir bewahren jede Kategorie nur so lange auf, wie sie dem Zweck dient, für den sie erhoben wurde, und löschen sie danach. Die Löschung entfernt die Daten sofort aus unseren aktiven Systemen und binnen weiterer sieben Tage aus unseren verschlüsselten Sicherungen, nach deren Ablauf die Sicherung selbst verfällt.
| Daten | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Konto- und Identitätsdaten | Solange Ihr Konto besteht, danach dreißig Tage nach dessen Schließung. |
| Buchhaltungsdaten, Prüfstatus und erlernte Kontierungsmuster | Solange Ihr Abonnement läuft. Löschung binnen dreißig Tagen nach Ende des Abonnements oder binnen dreißig Tagen nach Ihrem Löschverlangen, je nachdem, was früher eintritt. |
| Dokumente und extrahierter Text | Vierundzwanzig Monate ab Verarbeitung, auf Wunsch früher. Das Originaldokument verbleibt in Ihrem eigenen Buchhaltungssystem, das wir nicht kontrollieren. |
| Gespräche mit dem Assistenten | Vierundzwanzig Monate oder bis Sie sie selbst löschen. |
| Nutzungs- und Messdaten | Vierundzwanzig Monate, damit die Abrechnung prüfbar bleibt. |
| Server- und Sicherheitsprotokolle | Dreißig Tage. |
| Verbindungsdaten | Bis Sie das Buchhaltungssystem trennen oder den Schlüssel entfernen. Sofortige Löschung bei Trennung. |
| Daten aus Interessenten- und Kontaktformularen | Vierundzwanzig Monate ab unserem letzten Kontakt oder sofort, wenn Sie uns darum bitten. |
| Unsere eigenen Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen zu Ihnen | Sieben Jahre, wie es das belgische Buchhaltungs- und Steuerrecht verlangt. |
Das Löschen Ihres Counzel-Kontos löscht nichts in Ihrem eigenen Buchhaltungssystem. Buchungen, die Counzel dort erstellt hat, bleiben Ihre Unterlagen unter Ihrer Kontrolle, und Sie löschen sie bei Bedarf dort.
8. Ihre Rechte, Widerruf der Einwilligung und Löschung Ihrer Daten
Einen Teil davon können Sie unmittelbar selbst in der Anwendung erledigen:
- Ein Gespräch löschen: Jedes Counzelor-Gespräch lässt sich jederzeit aus der Gesprächsliste löschen.
- Marketing-Einwilligung widerrufen: Nutzen Sie den Abmeldelink in jeder E-Mail, die wir senden, oder schreiben Sie uns. Der Widerruf berührt bereits erfolgte Verarbeitungen nicht.
Alles Weitere — insbesondere das Trennen Ihres Buchhaltungssystems, damit wir nicht mehr daraus lesen, und das Löschen der Daten, die wir zu einer bestimmten Gesellschaft halten — erledigen Sie durch eine Nachricht an die im letzten Abschnitt genannte Adresse. Wir setzen das unverzüglich um und bestätigen die Ausführung. Ihnen stehen die folgenden Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung zu:
- Auskunft — eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir zu Ihnen halten.
- Berichtigung — Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
- Löschung — Entfernung Ihrer Daten, vorbehaltlich allein der Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.
- Einschränkung — ein Aussetzen der Verarbeitung, solange eine Streitigkeit läuft.
- Datenübertragbarkeit — Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
- Widerspruch — gegen Verarbeitungen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen und jederzeit gegen Direktwerbung.
- Widerruf der Einwilligung — jederzeit, soweit wir uns auf die Einwilligung stützen.
Wir antworten binnen eines Monats und stellen dafür nie etwas in Rechnung. Sind Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden, können Sie Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einlegen — Datenschutzbehörde, Pressestraße 35, 1000 Brüssel, [email protected] — oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts.
9. Einwilligung
Bevor Sie Counzel nutzen können, bitten wir Sie, diese Erklärung zu lesen und durch eine ausdrückliche Handlung zu bestätigen, dass Sie sie annehmen und in die darin beschriebenen Verarbeitungen einwilligen. Wir halten fest, welche Version Sie wann angenommen haben. Bei einer wesentlichen Änderung bitten wir Sie, die neue Version anzunehmen, bevor Sie fortfahren.
Die Einwilligung in den Erhalt von Informationen über Counzel wird gesondert eingeholt, ist nie mit der Nutzung des Dienstes verbunden und nie deren Voraussetzung.
10. Wie wir sie schützen
- Daten werden bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt und im Ruhezustand von der Speicherplattform verschlüsselt.
- Verbindungsschlüssel und andere Geheimnisse liegen in einem verwalteten Schlüsseltresor, auf den über eine Workload-Identität zugegriffen wird. Sie werden nie in den Quellcode geschrieben und nach dem Speichern nie wieder angezeigt.
- Der Zugang zur Anwendung setzt ein authentifiziertes Konto voraus; Verwaltungsoberflächen erfordern zusätzlich eine serverseitige Rolle, die sich ein Nutzer nicht selbst geben kann.
- Jeder Arbeitsbereich ist abgeschottet: Jede Abfrage ist auf die Gesellschaft beschränkt, an der Sie arbeiten, sodass die Daten eines Kunden aus der Sitzung eines anderen nicht erreichbar sind.
- Der Zugang zu Produktionssystemen ist auf die Personen beschränkt, die ihn benötigen, über Konten mit Mehr-Faktor-Authentifizierung.
- Jede Änderung am Dienst läuft über die Versionsverwaltung und einen geprüften Pull Request, und die automatisierte Testsuite muss bestehen, bevor ausgeliefert werden kann.
- Die physische Sicherheit der Rechenzentren verantwortet Microsoft unter eigenen auditierten Kontrollen; wir betreiben keine eigene Hardware.
Sollte Sie je eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betreffen, melden wir sie der belgischen Datenschutzbehörde binnen zweiundsiebzig Stunden und informieren Sie unmittelbar, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für Sie mit sich bringt.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wenn wir diese Erklärung ändern, veröffentlichen wir den neuen Text hier mit neuer Versionsnummer und neuem Datum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail und bitten Sie, die neue Version beim nächsten Öffnen der Anwendung anzunehmen.
13. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Erklärung, zur Ausübung eines Rechts oder für einen Auftragsverarbeitungsvertrag schreiben Sie uns. Wir antworten binnen eines Werktags und bei förmlichen Anfragen binnen eines Monats.